Το συνέδριο διοργάνωσε ο Φορέας Ιστορικής Έρευνας «Σπάρτη 2034», σε συνδιοργάνωση με την Περιφέρεια Πελοποννήσου και τον Δήμο Σπάρτης, υπό την αιγίδα της Βουλής των Ελλήνων, του Υπουργείου Πολιτισμού, του Υπουργείου Παιδείας, Θρησκευμάτων & Αθλητισμού, του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης και της Ένωσης Περιφερειών Ελλάδας, με την ευγενική υποστήριξη της Interoptics και χρυσή χορηγία της Iron Mountain.

Την έναρξη του συνεδρίου κήρυξε ο ιστορικός και ιδρυτής του Φορέα «Σπάρτη 2034», Νίκος Ι. Καρμοίρης, ο οποίος στο καλωσόρισμά του ανέπτυξε τους σκοπούς του συνεδρίου, εστιάζοντας στη σπουδαιότητα της προστασίας και της ανάδειξης αρχειακών συλλογών και τεκμηρίων για την επιστήμη και τον άνθρωπο, και τη σημασία της σύνδεσής τους με τις σύγχρονες μεθόδους ψηφιοποίησης.

Τις εργασίες του συνεδρίου χαιρέτισαν ο Αρχιμανδρίτης π. Ευστάθιος Πορφύρης ως εκπρόσωπος του Μητροπολίτη Μονεμβασίας και Σπάρτης κ.κ. Ευσταθίου, ο Υφυπουργός Εθνικής Άμυνας και Βουλευτής Λακωνίας κ. Θανάσης Δαβάκης, ο Βουλευτής Λακωνίας κ. Νεοκλής Κρητικός ως εκπρόσωπος του Προέδρου της Βουλής, η Αντιπεριφερειάρχης Πολιτισμού Πελοποννήσου κα. Αθηνά Κόρκα-Κώνστα, ο Αντιπεριφερειάρχης Π.Ε. Λακωνίας κ. Θοδωρής Βερούτης, ο Δήμαρχος Σπάρτης κ. Μιχάλης Βακαλόπουλος, ο Πρόεδρος του Δ.Σ. Σπάρτης κ. Στέφανος Βρεττάκος, η Αντιδήμαρχος του Δήμου Σαρωνικού κα. Σταματίνα Νέρα, ο Πρόεδρος της Πνευματικής Εστίας Σπάρτης κ. Γιώργος Γιαξόγλου, και ο Διευθυντής του Μουσείου Ελιάς και Ελληνικού Λαδιού (ΠΙΟΠ) κ. Γιάννης Μπαγιώκος.

Παρευρέθηκαν, επίσης, ανάμεσα στο πολυπληθές κοινό που παρακολούθησε το συνέδριο οι επικεφαλής δημοτικών παρατάξεων του Δήμου Σπάρτης κ.κ. Ντία Τζανετέα και Τασία Κανελλοπούλου, ο δημοτικός σύμβουλος Σπάρτης κ. Γιάννης Καρμοίρης, ο πρόεδρος της Κοινότητας Μυστρά κ. Δημήτρης Σκρουμπέλος, οι εφημέριοι των ενοριών Μυστρά και Καραβά π. Λάζαρος Σκάγκος και π. Ηλίας Βουρβουριώτης αντίστοιχα,  ο πρώην Βουλευτής και Υπουργός κ. Σταύρος Αραχωβίτης, οι πρώην αυτοδιοικητικοί κ.κ. Νίκων Τζινιέρης, Μάντω Μπελεγρή, Νίκος Βλήτας, Μάριος Τζωρτζάκης και Χρήστος Πλειώτας, ο Πρόεδρος και η Αντιπρόεδρος του Εφορευτικού Συμβουλίου της Δημόσιας Κεντρικής Βιβλιοθήκης Σπάρτης κ.κ. Δημήτρης Βαχαβιώλος και Γιάννα Κατσουγκράκη, η Πρόεδρος του Συνδέσμου Φιλολόγων Λακωνίας κα. Παρασκευή Μαρκάκου-Βέρδου, ο τέως Πρόεδρος της Πνευματικής Εστίας Σπάρτης κ. Βασίλης Γεωργιάδης, ο Πρόεδρος και Διευθύνων Σύμβουλος της Interoptics Α.Ε. κ. Μάνος Κόλλιας και ο Account Manager της Iron Mountain Hellas S.A. κ. Τάσος Κωστάρας.

Το συνέδριο αναπτύχθηκε στις έξι ακόλουθες θεματικές συνεδρίες: α) «Σπαρτιατικά αρχεία εντός εκτός κι επί τα αυτά», β) «Αρχεία και ΜΜΕ», γ) «Αρχεία και Εκκλησία», δ) «Ιστορίες διάσωσης: Τα αρχεία αφηγούνται», ε) «Ιστορίες Αρχείων: Οι φορείς αφηγούνται...», και στ) «Τα αρχεία στον ψηφιακό κόσμο», τις οποίες συντόνισαν με τη σειρά οι Χριστιάνα Χιώτη (εφημερίδα «Λακωνικός Τύπος»), Χρυσαυγή Ατσιδάκου (Δ.Σ. ΕΡΤ Α.Ε.), Χρήστος Πετρούλιας (εφημερίδα «Λακωνικός Τύπος»), Νίκος Ι. Καρμοίρης (Πρόεδρος Οργανωτικής Επιτροπής Συνεδρίου), Γιάννης Τσουλόγιαννης (Δρ. Ιστορίας Πανεπιστημίου Κρήτης) και Νικολέττα Γ. Κουλογεωργίου (Πολιτιστικός Σύλλογος Καραβά).

Στο συνέδριο συμμετείχε ένα ευρύ φάσμα επιστημονικών και πολιτισμικών φορέων, επιχειρήσεων και ιδιωτών που διαθέτουν αρχειακό υλικό, και εξειδικεύονται στην ιστορική έρευνα, την αρχειονομία, τη συντήρηση αρχείων και την ψηφιοποίηση.

Πιο συγκεκριμένα, κατά τη διάρκεια των διήμερων εργασιών, παρουσίασαν εισηγήσεις οι σύνεδροι: Αγγελική Καραπάνου (Βιβλιοθήκη της Βουλής των Ελλήνων), Δρ. Εύη Καπώλη (Εθνική Βιβλιοθήκη της Ελλάδος), Άννα Κάνδια (Ιστορική και Εθνολογική Εταιρεία της Ελλάδος), Αναστάσιος Στεργίου (Ιστορικό Αρχείο Alpha Bank), Αθανάσιος Θ. Φωτόπουλος (π. Καθηγητής Ιστορίας Πανεπιστημίου Πατρών), Αντώνης Τάντουλος (συλλέκτης), Βασίλης Αλεξόπουλος (Αρχείο ΕΡΤ), Γιάννης Θ. Διαμαντής (Ιστορικό Αρχείο εφημερίδων «ΤΟ ΒΗΜΑ» & «ΤΑ ΝΕΑ»), Βασίλης Μηνακάκης (Ιστορικό Αρχείο εφημερίδας «Η Καθημερινή»), Ευάγγελος Θεοδώρου (Ιερά Μητρόπολη Μονεμβασίας και Σπάρτης), Ευστάθιος Χιώλος (Ιστορικό Αρχείο Εκκλησίας της Ελλάδος), π. Χρυσοβαλάντης Θεοδώρου (Δρ. Λειτουργικής Θεολογικής Σχολής ΑΠΘ), Στέφανος Βαμιεδάκης («Αρχείων Τάξις»), Νικόλαος Ουζούνογλου (Οικουμενική Ομοσπονδία Κωνσταντινουπολιτών), Νικόλαος Μαντζούρης και Αντώνιος Πετράς (συντηρητές χαρτιού και βιβλίου), Μηνάς Αναστασάκης (ερευνητής), Νικόλαος Παυλάκης (ερευνητής τοπικής ιστορίας), Χάιδω Μπάρκουλα και Χριστίνα Μπάκουλα (Ιστορικό Αρχείο Πανεπιστημίου Αθηνών), Θανάσης Χρήστου (Εργαστήριο Νεότερης και Σύγχρονης Ιστορίας Πανεπιστημίου Πελοποννήσου), Γιώργος Πολυδωράκης (Υπηρεσία Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου Υπουργείου Εξωτερικών), Συνταγματάρχης (ΠΖ) Δοξάκης Κομήτης (Διεύθυνση Ιστορίας Στρατού), Πλωτάρχης (ΕΕ) Αθανάσιος Παπαδημητρόπουλος ΠΝ (Υπηρεσία Ιστορίας Ναυτικού), Δρ. Μαρία Μαυροειδή (Ιστορικό Αρχείο ΔΕΗ), Νίκος Ι. Καρμοίρης («Σπάρτη 2034»), Ευαγγελία Παπαδάκη (AltSol), Γιώργος Μ. Αναστασάκης (Interoptics), Δρ. Σταύρος Ι. Παπαπαναγιώτου (Internet Business Hellas), Παντελής Μπράτης (AltSol), Χαρά Αποστολάκη (Εθνικό Ίδρυμα Ερευνών και Μελετών «Ελευθέριος K. Βενιζέλος»), Ελένη Κωβαίου και Κωνσταντίνος Μ. Παπαδάκης (Βιβλιοθήκη και Κέντρο Πληροφόρησης Πανεπιστημίου Κρήτης), Παρασκευή Βασιλειάδη (Μουσείο Νίκου Καζαντζάκη), Λυδία Αλαγιάννη (Δημοτική Βιβλιοθήκη Καλυβίων Δήμου Σαρωνικού), Εμμανουήλ Γαρουφάλλου (Εργαστήριο ΜεταΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Διεθνούς Πανεπιστημίου της Ελλάδος) και Δημήτριος Δ. Βέργαδος (έδρα UNESCO «Creative Cities in Motion» Πανεπιστημίου Πειραιώς).

Αξιοσημείωτο ήταν πως στο περιθώριο του συνεδρίου οι διοργανωτές τίμησαν τους κ.κ. Μηνά Αναστασάκη, Βαγγέλη Μητράκο και Τάσο Βεκράκο για την πολυετή συμβολή τους στη διατήρηση της ιστορικής και λαϊκής μνήμης της Σπάρτης και της Λακωνίας.

Κατά τη διάρκεια του διήμερου επιστημονικού συνεδρίου πραγματοποιήθηκαν συζητήσεις και ζυμώσεις μεταξύ του συμμετέχοντος επιστημονικού και ερευνητικού δυναμικού της χώρας, όπου τονίστηκε η ανάγκη ευρύτερης συνεργασίας των αρχειακών, ιστορικών και πολιτισμικών φορέων και οργανισμών για τη διατήρηση, αναβάθμιση, τεκμηρίωση και συντήρηση αρχείων στην Ελλάδα.

Η συμμετοχή στο συνέδριο ήταν ελεύθερη για το κοινό, ενώ οι εργασίες του μεταδόθηκαν ζωντανά μέσω της επίσημης ιστοσελίδας του Φορέα sparti2034.gr, τις οποίες παρακολούθησαν διαδικτυακά περισσότερα από πεντακόσια άτομα.

Ως κατακλείδα αξίζει να σημειωθεί μία φράση του γηραιότερου συνέδρου, του 92χρονου ερευνητή Μηνά Αναστασάκη, ο οποίος σε μια αποστροφή του λόγου του σημείωσε με έμφαση πως «στα αρχεία και τις συλλογές ακουμπάει η Ελλάδα. Μπράβο σε εσάς που περιποιείστε και φροντίζετε τα αρχεία»!